Case StudyCase Study
The system has too many fragmented services (WhatsApp, Mail, SMS...), each with its own account management, billing, and licensing. This fragmentation makes it highly difficult for Admins to reconcile and grant permissions.Hệ thống có quá nhiều dịch vụ riêng lẻ (WhatsApp, Mail, SMS...), mỗi dịch vụ lại có quản lý tài khoản, hóa đơn và cấp phép riêng. Việc phân mảnh này khiến Admin gặp khó khăn lớn trong việc đối soát và cấp quyền.
Control Center Hub was created to group all account configurations, services, billing, and permissions into a single platform, helping to address the problem of data fragmentation.Control Center Hub ra đời nhằm gom nhóm toàn bộ cấu hình tài khoản, dịch vụ, thanh toán và phân quyền về một nền tảng duy nhất, giúp khắc phục tình trạng phân mảnh dữ liệu.
* Note: To comply with a Non-Disclosure Agreement (NDA), all actual data including names, emails, phone numbers, and organization names in the images below have been altered or obscured.* Lưu ý: Để tuân thủ thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), toàn bộ dữ liệu thực tế bao gồm tên, email, số điện thoại và tên tổ chức trong các hình ảnh dưới đây đều đã được thay đổi hoặc ẩn đi.
Solution OverviewGiải pháp tổng quan
Creating a single "Control Center" to automate data synchronization (Auto/Manual Sync), centralize management, and design an Information Architecture (IA) flexible enough to easily scale when adding new services.Tạo ra một "Control Center" duy nhất để tự động hóa việc đồng bộ dữ liệu (Auto/Manual Sync), quản lý tập trung và thiết kế kiến trúc thông tin (IA) đủ linh hoạt để dễ dàng mở rộng khi có thêm dịch vụ mới.
Information Architecture
To solve the complex problem above, the entire IA was restructured into independent but tightly coupled modules.Để giải quyết bài toán phức tạp trên, toàn bộ IA được tái cấu trúc thành các module độc lập nhưng có tính liên kết chặt chẽ.
Manage Company Accounts and Sub-Accounts, allocate active services, track status (Active/Inactive), and handle synchronization flows.Quản lý Company Account và Sub-Accounts, phân bổ danh sách dịch vụ đang sử dụng, theo dõi trạng thái (Active/Inactive) và luồng đồng bộ.
Centralized billing management, license allocation, payment history tracking, and bulk actions across multiple accounts.Quản lý hóa đơn tập trung, phân bổ giấy phép, theo dõi lịch sử thanh toán và thao tác hàng loạt trên nhiều account.
Role Based Access Control including a hierarchical structure: Users, Groups, Roles.Phân quyền dựa trên vai trò (Role Based Access Control) bao gồm cấu trúc cấp bậc: Users, Groups, Roles.
System audit logs with an Advance Search feature helping Admins easily monitor and trace errors.Nhật ký hệ thống với tính năng tìm kiếm nâng cao (Advance Search) giúp Admin dễ dàng theo dõi và truy xuất lỗi.
UX/UI HighlightsĐiểm nhấn UX/UI
Optimizing repetitive Admin operations within a large-scale ERP system.Tối ưu hóa các thao tác lặp đi lặp lại của Admin trong một hệ thống ERP quy mô lớn.
✨ Click on any image below to view full details.✨ Nhấp vào hình ảnh bất kỳ bên dưới để xem kích thước đầy đủ.
In internal systems, the Data Table is the most frequently used component. I optimized scannability by organizing data columns clearly, supporting Advance Search functionality, and allowing column customization (Add/Remove Column) to reduce interface clutter.Trong hệ thống nội bộ, Data Table là component được sử dụng nhiều nhất. Mình tối ưu hóa khả năng quét thông tin (scannability) bằng cách tổ chức các cột dữ liệu rành mạch, hỗ trợ chức năng Advance Search và cho phép tùy biến cột (Add/Remove Column) để giảm sự lộn xộn của giao diện.
License allocation and invoicing flows usually require many steps. I applied a Bulk Action model combined with checkboxes for batch processing, helping to reconcile invoices for thousands of accounts in a single interface.Luồng cấp phát License và xuất hóa đơn thường mất nhiều thao tác. Mình áp dụng mô hình Bulk Action kết hợp Checkbox để thao tác hàng loạt, giúp xử lý đối soát hóa đơn của hàng nghìn account trong cùng một giao diện duy nhất.
The permission system is structured following RBAC (Users > Groups > Roles) to minimize errors when scaling personnel. Additionally, data synchronization operations between services (Auto Sync / Manual Sync) are designed with clear feedback systems at interaction points, building user trust.Hệ thống phân quyền được cấu trúc theo RBAC (Users > Groups > Roles) giúp giảm thiểu sai sót khi scale nhân sự. Bên cạnh đó, các thao tác đồng bộ dữ liệu giữa các dịch vụ (Auto Sync / Manual Sync) đều được thiết kế hệ thống phản hồi (feedback) rõ ràng tại các nút tương tác, xây dựng niềm tin (Trust) cho người dùng.
Impact & TakeawaysKết quả & Bài học
The values delivered by the project and lessons learned after designing the Control Center system.Những giá trị dự án mang lại và bài học đúc kết được sau quá trình thiết kế hệ thống Control Center.
Minimized the time spent switching between isolated management tools, increasing operational efficiency for Admins.Giảm thiểu thời gian chuyển đổi qua lại giữa các công cụ quản trị riêng lẻ, tăng hiệu suất vận hành cho Admin.
Flexible IA architecture, ready to integrate new SaaS services into the ecosystem in the future.Kiến trúc IA linh hoạt, sẵn sàng tích hợp thêm các dịch vụ SaaS mới vào hệ sinh thái trong tương lai.
Standardized Design System for Tables, Forms, and Modals, helping users quickly familiarize themselves with new modules.Chuẩn hóa Design System cho Table, Form và Modal, giúp người dùng làm quen cực nhanh với các phân hệ mới.
The Bulk Actions model helped alleviate the bottleneck in issuing and revoking thousands of licenses every month.Mô hình Bulk Actions giúp tháo gỡ nút thắt cổ chai trong việc cấp phát và thu hồi hàng ngàn License mỗi tháng.
Unlike B2C products that focus on emotion and eye-catching interfaces, internal systems demand accuracy, fast scannability, and optimization of repetitive tasks. Features like Advance Search or Bulk Actions provide far greater practical value than complex visual effects.Khác với sản phẩm B2C chú trọng vào cảm xúc và giao diện bắt mắt, hệ thống nội bộ đòi hỏi tính chính xác, khả năng quét dữ liệu nhanh (scannability) và tối ưu thao tác lặp đi lặp lại. Những tính năng như Advance Search hay Bulk Actions mang lại giá trị thực tế lớn hơn rất nhiều so với những hiệu ứng hình ảnh phức tạp.
When facing a complex ERP system, rushing into drawing UI can lead to structural inconsistencies. The biggest lesson is to spend enough time planning the IA deeply. Once the data structure is clear, designing the UI becomes much more coherent and accurate.Khi đối mặt với một hệ thống ERP phức tạp, việc bắt đầu vẽ UI ngay có thể dẫn đến rủi ro sai lệch cấu trúc. Bài học lớn nhất là phải dành thời gian đủ sâu để quy hoạch IA. Khi cấu trúc dữ liệu đã rõ ràng, việc thiết kế UI sẽ trở nên mạch lạc và chính xác hơn.
When designing a multi-service management Hub, always ask: "If the company integrates 10 new services tomorrow, will the current UI break?" Modular design thinking and building a solid Component System are key factors for system scalability.Khi thiết kế một Hub quản trị đa dịch vụ, luôn phải đặt câu hỏi: "Nếu ngày mai công ty tích hợp thêm 10 dịch vụ mới thì UI hiện tại có bị vỡ không?". Tư duy thiết kế dạng Module và xây dựng Component System vững chắc là yếu tố then chốt cho khả năng mở rộng của hệ thống.
Return to the homepage to view my design process and other projects.Trở lại trang chủ để xem quy trình thiết kế và các dự án khác.